Privacyverklaring

1. Wie verantwoordelijk is

Pedro Ivo Vidal Coelho Sciammarella, handelend onder de naam Pedro Ivo Spatial, is een Nederlandse eenmanszaak gevestigd in Tilburg en is verwerkingsverantwoordelijke voor de hieronder beschreven verwerking.

• Kamer van Koophandel: 93068425
• Btw-identificatienummer: NL004995056B92
• Algemeen contact: hello@pedroivospatial.nl
• Privacyverzoeken: privacy@pedroivospatial.nl

Er is geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Privacyvragen kunt u rechtstreeks naar het privacyadres sturen.

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Afhankelijk van uw contact met ons kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• aanvraaggegevens: naam, bedrijf of organisatie, e-mailadres, plaats of postcode, type ruimte, gewenste uitkomst en gewenste periode;
• correspondentie en afspraken: de inhoud van e-mails, vragen, notities en planningsgegevens;
• offerte-, project- en leveringsgegevens: gekozen dienst, locatiegegevens voor uitvoering, contactpersonen, toestemmingen, projectstatus en overdrachtsinformatie;
• administratieve gegevens: factuurgegevens, betaalstatus en wettelijk vereiste financiële registraties;
• technische en beveiligingsgegevens: IP-adres, datum en tijd, verzoekmetadata, fout- en misbruiksignalen, Cloudflare Turnstile-beveiligingssignalen en een door u gekozen taalvoorkeur in lokale browseropslag.

De verklaring dat u deze privacyverklaring hebt gelezen is alleen een ontvangstbevestiging. Zij is geen toestemming voor marketing. Stuur via het aanvraagformulier geen wachtwoorden, betaalkaartgegevens, identiteitsdocumenten, medische gegevens of andere bijzondere of zeer gevoelige persoonsgegevens.

3. Doeleinden en rechtsgronden

Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor onverenigbare doeleinden en verzamelen niet meer dan redelijkerwijs nodig is. Wanneer wij ons op een gerechtvaardigd belang baseren, wegen wij dat belang af tegen uw rechten en verwachtingen.

4. Met wie gegevens kunnen worden gedeeld

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Bij verzending van het aanvraagformulier worden formuliergegevens opgeslagen in de Cloudflare-toepassingsdatabase. De website maakt daarnaast een interne notificatieregel aan. Een afzonderlijke Cloudflare Worker verwerkt geschikte regels en stuurt een operationele melding naar de zakelijke inbox van Pedro Ivo Spatial. De huidige flow verstuurt geen geautomatiseerde marketingmail of ontvangstbevestiging aan de aanvrager. Alleen wanneer dat nodig is voor de betreffende stap kunnen gegevens worden verwerkt door:

• Cloudflare voor websitelevering, Turnstile-beveiliging, formulierverwerking en toepassingsopslag;
• Google Workspace voor ontvangst van de operationele bedrijfsmelding en wanneer e-mail, agenda of projectdocumenten voor het vervolg nodig zijn;
• Mollie alleen wanneer voor een overeengekomen opdracht een betaallink of betalingsverwerking wordt gebruikt;
• Rabobank alleen voor daadwerkelijke banktransacties en de bijbehorende financiële administratie;
• Realsee wanneer u bewust een optionele externe 360-presentatie opent;
• professionele adviseurs, verzekeraars of bevoegde autoriteiten wanneer dat noodzakelijk of wettelijk verplicht is.

Deze partijen ontvangen alleen gegevens die zij voor hun taak nodig hebben. Waar een partij als verwerker optreedt, leggen wij passende afspraken over verwerking en beveiliging vast.

5. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. In dat geval gebruiken wij een wettelijk toegestane doorgiftegrond en passende waarborgen waar die vereist zijn. Een Realsee-presentatie wordt niet automatisch geladen: u moet de externe inhoud eerst actief openen. Daardoor kan uw apparaat rechtstreeks contact maken met Realsee en kunnen gegevens buiten de EER, waaronder mogelijk in China, worden verwerkt. Controleer vóór het openen ook de privacy-informatie van die aanbieder.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld. De uitgangspunten zijn:

• aanvragen die niet tot een opdracht leiden: maximaal 12 maanden na indiening, of na het laatste aantoonbare inhoudelijke contact wanneer er vervolgcontact is;
• operationele projectregistraties: gedurende het actieve project en maximaal 24 maanden daarna;
• werk- en bronbestanden: maximaal 90 dagen na geaccepteerde overdracht, tenzij schriftelijk anders overeengekomen;
• facturen, betalingen en fiscale administratie: 7 jaar, of langer wanneer de wet dat vereist;
• privacy-, toestemmings- en juridische registraties: zolang dat nodig is om rechten, verplichtingen of rechtsvorderingen aan te tonen.

Een wettelijke bewaarplicht, lopend geschil of beveiligingsincident kan een langere bewaring noodzakelijk maken. De termijnen voor websiteaanvragen worden momenteel periodiek en handmatig gecontroleerd; de live website vertrouwt nog niet op een automatische verwijdertaak. Na afloop worden gegevens verwijderd of onomkeerbaar geanonimiseerd.

7. Cookies en lokale opslag

Deze website gebruikt geen advertentiecookies, trackingcookies of marketinganalyse. Uw expliciete taalkeuze kan in de lokale opslag van uw browser worden bewaard. Voor beveiliging gebruikt het aanvraagformulier Cloudflare Turnstile. Turnstile verwerkt beveiligingssignalen van uw apparaat en browser, maar volgens Cloudflare geen formulierinhoud. Niet-noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken worden niet geplaatst voordat geldige toestemming is verkregen.

8. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten die rechtsgevolgen hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen. Technische controles kunnen aanvragen markeren voor beveiliging of geschiktheid, maar een afwijzing, offerte of opdrachtbesluit wordt niet uitsluitend door zo’n geautomatiseerde controle bepaald.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen die zijn afgestemd op de aard en het risico van de verwerking. Daaronder vallen toegangsbeperking, minimale gegevensverzameling, beveiligde overdracht, logging, herstelmaatregelen, periodieke verwijdercontrole en controles op leveranciers. Geen enkel systeem is volledig risicoloos; meld een vermoedelijk beveiligingsprobleem via het privacyadres.

10. Uw privacyrechten

Voor zover de AVG van toepassing is, kunt u verzoeken om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. Wanneer verwerking op toestemming berust, kunt u die toestemming intrekken zonder dat dit eerdere verwerking onrechtmatig maakt. Wij kunnen redelijke informatie vragen om uw identiteit te verifiëren.

Stuur uw verzoek naar privacy@pedroivospatial.nl. U hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij horen graag eerst van u zodat wij het probleem kunnen onderzoeken, maar dat beperkt uw klachtrecht niet.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen wanneer de website, dienstverlening of wetgeving verandert. De actuele versie en ingangsdatum staan op deze pagina. Materiële wijzigingen worden waar passend extra onder de aandacht gebracht.